Conferimento campioni

Le presenti istruzioni riguardano i campioni conferiti da soggetti giuridici privati, mentre le modalità di prelevamento, conservazione, trasporto di campioni di alimenti di origine animale e vegetale destinati all’uomo o agli animali, ai fini del controllo ufficiale, e dei campioni di origine animale prelevati dai Servizi Veterinari nell’ambito di specifici piani di sorveglianza, sono definite nei regolamenti comunitari e nella normativa nazionale di riferimento.

I campioni possono essere conferiti allo sportello del reparto Accettazione e Controllo della sede centrale, ovvero delle sedi periferiche dell'IZS-Teramo distribuite nel territorio dell'Abruzzo e del Molise, dal lunedì al venerdì dalle ore 08:00 alle ore 13:45 e dalle ore 15:30 alle ore 17:00, il sabato dalle ore 08:00 alle ore 12:00.

Il campionamento, la conservazione e il trasporto dei campioni all’IZS-Teramo sono a carico del cliente e si svolgono sotto la sua responsabilità. Nelle fasi di manipolazione e confezionamento occorre adottare le norme igienico sanitarie necessarie ad evitare la contaminazione del campione. In caso di rischio biologico, per evitare possibili contaminazioni durante il trasporto e la consegna, si raccomanda di fare riferimento alle disposizioni tecniche della normativa ADR e a quanto previsto dalla

Ministero della Salute - Circolare 8 maggio 2003 n. 3 (196 KB) “Raccomandazioni per la sicurezza del trasporto di materiali infettivi e di campioni diagnostici”.

I campioni devono pervenire unitamente ai documenti di accompagnamento previsti (scaricabili in formato elettronico dal sito internet dell’IZS-Teramo nella sezione “modulistica”, ovvero disponibili presso gli sportelli del reparto Accettazione e Controllo della sede centrale e delle sedi periferiche dell'IZS-Teramo) e alla ricevuta di pagamento (per i campioni pagati con bonifico bancario). La modulistica di accompagnamento campioni deve riportare tutti i dati necessari all’accettazione, fatturazione ed emissione del Rapporto di Prova. La richiesta deve essere sottoscritta dal richiedente.

I campioni che non sono conferiti con la documentazione prevista, non sono inviati al laboratorio, ma conservati fino ad un massimo di 10 giorni nel Reparto accettazione e controllo, a temperatura idonea a seconda del materiale e delle analisi previste, in attesa di ricevimento della documentazione mancante o della sua integrazione.

Il personale dell'accettazione valuta l'idoneità dei campioni in base alle analisi richieste, alla modulistica di accompagnamento e alla tipologia del campione inviato.

Si raccomanda il trasporto refrigerato (es. borsa frigo con siberine o piastre eutettiche), indicativamente nel range +1°C ÷ +10°C).  Non è richiesto al cliente il monitoraggio del trasporto, né di dotarsi di campione sentinella per la misurazione da parte del Laboratorio della temperatura al ricevimento.

Laddove non sono indicate specifiche condizioni di trasporto, è sufficiente che i campioni vengano recapitati prima possibile, per mantenere uno stato che permetta l’effettuazione delle prove.

Campioni di sangue

• Esami sierologici. In provette VACUTAINER^®: sieri non emolizzati con coagulo; si raccomanda il conferimento dei sieri a temperatura di refrigerazione o congelati; i sieri sottoposti a congelamento devono essere separati dal coagulo.
• Emoparassiti. In provette VACUTAINER^®: addizionati con anticoagulante (EDTA), conferiti entro 72 ore dal prelievo;
• Parametri chimico-clinici. In provette VACUTAINER^®: sieri non emolizzati con coagulo; si raccomanda il conferimento a temperatura di refrigerazione ed entro 24 ore dal prelievo; sieri congelati. I sieri sottoposti a congelamento devono essere separati dal coagulo. Per la determinazione della glicemia, si raccomanda di conferire i campioni di siero entro 3 ore dal prelievo se il sangue è con coagulo e a temperatura di refrigerazione;
• Esami emocromocitometrici. In provette VACUTAINER^®: addizionati con anticoagulante (EDTA). Si raccomanda il conferimento dei campioni a temperatura di refrigerazione entro 24 ore dal prelievo;
• Determinazione del genotipo. In provette VACUTAINER^®: addizionati con anticoagulante (EDTA), conferiti entro 3-4 giorni dal prelievo, a temperatura di refrigerazione;
• Esami batteriologici o virologici. In provette VACUTAINER^®: addizionati con anticoagulante (EDTA o litio-eparina), a temperatura ambiente o, preferibilmente a temperatura di refrigerazione, entro 24 ore dal prelievo.

Campioni di organo e tessuti

•  Esami batteriologici. In contenitori sterili a tenuta ermetica, a temperatura ambiente o, preferibilmente a temperatura di refrigerazione, conferiti entro poche ore dal prelievo; per la ricerca di Campylobacter in contenitori sterili, a temperatura ambiente o, preferibilmente a temperatura di refrigerazione, conferiti entro 2 ore dal prelievo, altrimenti in terreno specifico di trasporto;
• Esami istologici. In contenitori a tenuta ermetica e fissati in formalina neutralizzata in quantità pari a 10 volte il volume della matrice da esaminare (la matrice deve essere suddivisa in frammenti di circa 1-2 cm 2 con spessore non superiore a 5 cm). Il materiale inviato non può essere congelato;
• Esami virologici. In contenitori sterili a tenuta ermetica, a temperatura di refrigerazione, conferiti entro 24 ore dal prelievo, altrimenti, a temperatura di congelamento.

Campioni di organo e tessuti

• Esami batteriologici. In contenitori sterili a tenuta ermetica, a temperatura ambiente o, preferibilmente a temperatura di refrigerazione, conferiti entro poche ore dal prelievo; per la ricerca di Campylobacter in contenitori sterili, a temperatura ambiente o, preferibilmente a temperatura di refrigerazione, conferiti entro 2 ore dal prelievo, altrimenti in terreno specifico di trasporto;
• Esami istologici. In contenitori a tenuta ermetica e fissati in formalina neutralizzata in quantità pari a 10 volte il volume della matrice da esaminare (la matrice deve essere suddivisa in frammenti di circa 1-2 cm 2 con spessore non superiore a 5 cm). Il materiale inviato non può essere congelato;
• Esami virologici. In contenitori sterili a tenuta ermetica, a temperatura di refrigerazione, conferiti entro 24 ore dal prelievo, altrimenti, a temperatura di congelamento.

Feci e urine

• Esami batteriologici e parassitologici. In contenitori sterili a tenuta ermetica, a temperatura ambiente o, preferibilmente, a temperatura di refrigerazione, conferiti entro poche ore dal prelievo; per la ricerca di Campylobacter in contenitori sterili, a temperatura ambiente o, preferibilmente, a temperatura di refrigerazione, conferiti entro 2 ore dal prelievo, altrimenti in terreno specifico di trasporto;
• Esami virologici. In contenitori sterili a tenuta ermetica, preferibilmente a temperatura di refrigerazione, conferiti entro 24 ore dal prelievo, altrimenti, congelati.

Tamponi e lavaggi

• Esami virologici. In contenitori sterili a tenuta ermetica, in terreno specifico di trasporto, preferibilmente a temperatura di refrigerazione, conferiti entro 24 ore dal prelievo, altrimenti, a temperatura di congelamento;
• Esami batteriologici. In contenitori sterili a tenuta ermetica, in terreno specifico di trasporto a temperatura ambiente o di refrigerazione;
• Metrite equina contagiosa (CEM) (tamponi uretrali o utero-vaginali equini). In contenitori sterili a tenuta ermetica, in terreno di trasporto con carbone attivo, conferiti a temperatura ambiente o di refrigerazione entro 48 ore dal prelievo, altrimenti, entro 2 ore in assenza di terreno di trasporto;
• Ricerca Trichomonas sp. (lavaggio prepuziale e vaginale bovino). In contenitori sterili a tenuta ermetica, a temperatura ambiente o temperatura di refrigerazione, in terreno di trasporto, confezionati in foglio di alluminio o protetti dalla luce, conferiti entro 24 ore dal prelievo, altrimenti, entro 2 ore in assenza di terreno di trasporto.

Liquidi biologici (urina, essudati, trasudati)

• Esami batteriologici. In contenitori sterili a tenuta ermetica, a temperatura ambiente o, preferibilmente a temperatura di refrigerazione, conferiti 24 ore  dal prelievo. Per la ricerca di Campylobacter in contenitori sterili, a temperatura ambiente o, preferibilmente a temperatura di refrigerazione, conferiti entro 2 ore dal prelievo, altrimenti in terreno specifico di trasporto;
• Esami virologici. In contenitori sterili a tenuta ermetica, a temperatura di refrigerazione, conferiti entro 24 ore dal prelievo, altrimenti, a temperatura di congelamento.

Campioni per il controllo qualità del latte.

I campioni di latte crudo devono essere conferiti a temperatura di refrigerazione entro 24 ore dal prelievo all'interno di un contenitore sterile a chiusura ermetica da almeno 80 ml. Per i campioni per i quali è richiesta la carica batterica, all'interno del contenitore deve essere inserito un bastoncino di sodio azide come conservante. La presenza del conservante non permette l'esecuzione sullo stesso campione degli accertamenti acidità, punto di congelamento e ricerca inibenti, pertanto nel caso, il campione dovrà essere conferito in doppio, con e senza il conservante.

 Carcasse di animali

• Esami anatomo-patologici, in modo tale da evitare la fuoriuscita di liquidi biologici, conferiti in tempi brevi dalla morte. Le carcasse di grandi dimensioni devono essere scaricate dal cliente in collaborazione con il personale del reparto di Diagnostica Specialistica direttamente all’ingresso della sala anatomica, previo conferimento della modulistica e pagamento presso il reparto Accettazione e Controllo.

Liquido seminale equino

• Esami virologici. In contenitori a tenuta ermetica, in quantità minima di 20 ml, a temperatura di refrigerazione, conferiti entro 24 ore dal prelievo, altrimenti congelati.

Insetti/parassiti Per identificazione. In contenitore a tenuta con il loro substrato, se vitali, a temperatura ambiente, conferiti entro 24 ore dal prelievo. In contenitore a tenuta, in alcol etilico 70% non denaturato, se morti, a temperatura ambiente, conferiti entro 30 giorni dal prelievo.

Campioni di origine umana

Devono essere sempre accompagnati dalla richiesta del medico del Servizio Sanitario Nazionale e da una certificazione che attesti l'assenza di malattie infettive (HIV, epatite, ecc.). Nella richiesta devono essere riportate le informazioni anamnestiche, la tipologia di campione, le prove richieste, la denominazione del reparto di provenienza e i riferimenti (nome, cognome, PEC/Email) del medico a cui è destinato il rapporto di prova. In caso di rischio biologico, per evitare possibili contaminazioni durante il trasporto e la consegna, si raccomanda di fare riferimento alle disposizioni tecniche della normativa ADR e a quanto previsto dalla  Circolare 8 maggio 2003 n. 3 del Ministero della Salute(196 KB) “Raccomandazioni per la sicurezza del trasporto di materiali infettivi e di campioni diagnostici”.

Campioni di alimento

Per gli alimenti deve essere mantenuto, durante il trasporto, lo stato di conservazione previsto dall'alimento. Gli alimenti deteriorabili devono essere conferiti nel più breve tempo possibile dal prelievo e trasportati a temperatura di refrigerazione.

Per tutte le tipologie di campioni deperibili e per tutte le prove microbiologiche, il tempo tra il prelievo e l’inizio dell’analisi dovrebbe essere il più breve possibile: sono così preservate al meglio le caratteristiche fisiche e microbiologiche del campione così com’erano al momento del prelievo. Allo stesso modo è necessario, nella maggior parte dei casi, mantenere la catena del freddo attraverso modalità di trasporto del campione adeguate a evitare l’alterazione delle caratteristiche del prodotto campionato e garantire quindi l’affidabilità del risultato analitico.

Campioni di acque minerali

I campioni da sottoporre ad esami microbiologici devono essere trasportati a temperatura di refrigerazione in contenitori a tenuta e consegnati nel più breve tempo possibile e comunque al massimo entro le 24 ore dal prelievo. Per le analisi chimiche i campioni possono essere trasportati a temperatura ambiente.

Il modulo RICHIESTA PREPARAZIONE VACCINI STABULOGENI E AUTOVACCINI, la ricetta elettronica e la ricevuta di pagamento a mezzo bonifico bancario devono accompagnare il materiale patologico.

CAMPIONI NON IDONEI

I campioni non idonei vengono eliminati dopo 10 giorni dal conferimento se non ritirati dal richiedente.

Il campione non è idoneo se:

• ha subito, durante il periodo tra prelievo e consegna, fenomeni di alterazione che lo rendono incompatibile per le prove richieste;
• non è stato opportunamente identificato e confezionato;
• non è accompagnato dalla documentazione prevista;
• non è accompagnato dalla ricevuta di pagamento, nei casi previsti.
• la sua documentazione non riporta i dati richiesti;
• non risponde ai requisiti specifici per le prove a cui deve essere sottoposto.

I campioni devono essere conferiti nel più breve tempo possibile dal prelievo e nel rispetto della temperatura di conservazione prevista dalla legislazione di riferimento. Per la verifica della temperatura di trasporto, i frigoriferi utilizzati devono contenere un flacone con glicole etilenico per i campioni refrigerati, altrimenti, con alcool per i campioni congelati. La misurazione viene effettuata dal personale del Reparto accettazione e controllo in presenza del cliente che rimane il tempo necessario all'espletamento dell'operazione di consegna e verifica.
Il personale del Reparto accettazione e controllo provvede alla verifica del rispetto dei criteri di campionamento previsti dalla specifica normativa vigente per le diverse tipologie di alimenti.

[ Modalità standard di misurazione della temperatura. Inserire la sonda di un termometro certificato nel frigorifero contenente il campione. Effettuare la lettura della temperatura sul display dopo 3' o dopo la stabilizzazione della temperatura. Registrare il valore della temperatura rilevata sull'apposito modulo].

I campioni non idonei vengono eliminati dopo 10 giorni dal conferimento se non ritirati dal richiedente.

Il campione non è idoneo se:

• ha subito, durante il periodo tra prelievo e consegna, fenomeni di alterazione che lo rendono incompatibile per le prove richieste;
• non è stato prelevato secondo la normativa vigente;
• non è stato opportunamente identificato e confezionato;
• non è accompagnato dalla documentazione prevista;
• la sua documentazione non riporta i dati richiesti;
• non risponde ai requisiti specifici per le prove a cui deve essere sottoposto.

I campioni che non vengono conferiti con la documentazione prevista non sono inviati al laboratorio, ma conservati nel Reparto accettazione e controllo fino al ricevimento della documentazione mancante o della sua integrazione.